Что такое докладная, как она пишется
. Виды и образец докладной записки
В любом трудовом коллективе периодически возникают конфликтные ситуации, о которых не знает руководитель. Если проблему не удается решить самостоятельно, сотрудники могут направить докладную на имя вышестоящего лица. РБК Life объясняет, в каких случаях пишется документ и как правильно его оформить.
Что такое докладная
Докладная — это вид служебной записки, адресованной вышестоящему лицу, директору или непосредственному руководителю. В ней автор излагает какой-либо факт или информацию о выполненной работе, а также делает выводы и предложения по развитию ситуации. Документ пишут по личной инициативе или по заданию руководства [1]. Поскольку это служебная бумага, ученик школы не может составить докладную на педагога, но имеет право подать жалобу на действия учителя [2].
У документа несколько сфер применения.
- Трудовые отношения. Поводом может стать опоздание, отсутствие на рабочем месте, нарушение трудовой дисциплины или правил корпоративной этики. Например, непосредственный руководитель имеет право составить докладную на имя директора компании и сообщить, что подчиненный не посещает офис и не выходит на связь.
- Причиненный ущерб. К этой сфере относятся хищение имущества или потеря документов. Так, сотрудник компании может письменно проинформировать начальника, что в офисе закончилась бумага для принтера, поскольку коллега взял несколько упаковок домой.
- Производственные процессы. Сюда входят охрана труда и обеспечение условий работы или обучения. Например, начальник отдела может попросить директора оборудовать кабинет дополнительными источниками света, если в помещении слишком темно.
В каких случаях пишется докладная записка
Цели написания докладных могут быть разными.
- Информирование. Автор сообщает актуальные сведения о текущем положении рабочего или учебного процесса, проекта, задачи.
- Анализ. Работник оценивает сложившуюся ситуацию.
- Отчетность. Автор документа представляет результаты работы, подводит итоги и оценивает эффективность своих действий.
- Предложение. Составитель докладной может высказать идеи по улучшению рабочего или учебного процесса, порекомендовать варианты решения сложных вопросов.
Право на составление докладной имеет любой сотрудник
Виды докладной записки
- Внутренние и внешние. Внутренняя докладная предназначена для руководителя организации сотрудника, который пишет докладную. Автор сам подписывает такой документ. Внешнюю докладную записку направляют в вышестоящую инстанцию. Ее составляют на бланке организации, документ подписывает руководитель компании.
- Информационные и аналитические. Информационная докладная записка содержит сведения о выполнении поставленной задачи или другую отчетность. Например, в таком документе сотрудник рекламного агентства может сообщить руководству об успешном проведении уличной дегустации сыра. Составитель аналитической докладной описывает начальству проблему и предлагает пути ее решения. Так, работник может обратить внимание директора компании на духоту в помещении и предложить установить кондиционеры.
- Позитивные и негативные. В позитивных докладных сообщают о хорошо проведенном проекте, перевыполненном плане, эффективности сотрудников. В негативных — о проблемах и конфликтных ситуациях в коллективе: о регулярном опоздании одного из сотрудников, отсутствии работника в офисе.
Как пишется докладная
Документ можно напечатать или написать от руки. Текст докладной записки по смыслу делится на две части. В первой половине документа автор описывает сложившуюся ситуацию, а во второй — излагает просьбы или предложения [1].
Текст документа должен быть грамотным, логически верным и понятным. Для этого нужно определить, какой результат вы хотите получить от докладной, и собрать необходимые факты.
- Поставьте цель и подготовьте информацию. Подумайте, какую реакцию вы ждете от получателя докладной. Соберите и проверьте информацию, которую планируете включить в записку, она должна быть достоверной и актуальной. Сформулируйте, зачем вы пишете докладную записку и кто будет ее читать. Это поможет сосредоточиться на нужной информации и стиле изложения. Далее соберите все необходимые данные, факты и выводы, которые вы хотите включить в документ. Убедитесь, что информация актуальна и точна.
- Придерживайтесь правильного оформления. У документа, как и у любой служебной записки, должна быть четкая структура. Оформите шапку: укажите, кому адресована докладная и кто ее автор, с именами и должностями. После посередине напишите название документа: «Докладная записка». Изложите основную часть, внизу поставьте дату и подпись.
- Изложите факты. Четко и ясно опишите ситуацию или проблему. Используйте подтвержденную информацию и обоснованные аргументы. Для наглядности можно добавить в текст конкретные цифры. Например, что 80% новых сотрудников после прохождения обучения не умеют пользоваться нужной для работы компьютерной программой.
- Внесите предложения. Подведите итоги написанного, выскажите идеи по решению проблемы. Изложите предложения по улучшению ситуации. Если продолжить развивать мысль про новых коллег, можно порекомендовать изменить структуру обучения сотрудников и добавить практические занятия.
- Перечитайте докладную. Проверьте текст документа на наличие ошибок и связность повествования. Убедитесь, что структура записки составлена верно.
Готовый документ передайте руководителю способом, принятым в организации: лично, через секретаря, после визирования у непосредственного руководителя или по электронной почте.
Образец докладной записки
В качестве примера докладной записки приведен документ о срыве рекламной кампании по вине отдела продаж. SMM-менеджер описывает суть проблемы и предложения, как в будущем не допустить похожих ситуаций.
Пример докладной записки в рабочем коллективе
Для написания докладной записки можно использовать следующий шаблон.
В чем разница между докладной и служебной записками
Служебная записка — документ для внутренней передачи информации между сотрудниками организации. Докладная — одна из ее разновидностей [3].
Выделяют несколько основных типов служебных записок.
- Объяснительная. В ней сотрудник приводит причины ошибки или происшествия.
- Пояснительная. Содержит дополнительную информацию о каком-либо вопросе.
- Докладная. Описывает проблему или сложившуюся ситуацию, иногда содержит идеи по ее решению.
- Материальная. Нужна для запроса необходимых ресурсов или для подтверждения того, что сотрудник получил какие-либо ценности.
Чем докладная отличается от объяснительной
В отличие от докладной записки объяснительную сотрудник организации всегда пишет по требованию руководителя, а не по личной инициативе. В документе он разъясняет причины, которые привели к произошедшей ситуации или ошибке в работе.
Сотрудник пишет объяснительную записку, если он опоздал или не пришел на работу, не выполнил квартальный план, испортил офисную технику или по его вине в коллективе произошел конфликт.
Согласно ст. 193 Трудового кодекса России «Порядок применения дисциплинарных взысканий», руководитель не может наказать сотрудника за какой-либо проступок без объяснительной записки [4]. При этом наличие документа еще не означает, что работника обязательно привлекут к ответственности.
Частые вопросы
Чем грозит докладная на работе
После получения негативной докладной на сотрудника руководитель может потребовать от него устных или письменных объяснений. Если вину докажут, работодатель имеет право применить дисциплинарное взыскание: сделать замечание, выговор или уволить сотрудника.
«Последствия зависят от тяжести проступка. При этом одно и то же нарушение может расцениваться по-разному. Например, если сотрудник не пришел на работу без уважительной причины, ему могут вынести устное предупреждение или лишить премии. Если сотрудник не пришел на работу и тем самым сорвал заключение важного контракта, он рискует быть уволенным. Решение в каждой ситуации принимает непосредственно руководитель».
Сроки хранения докладной записки
Докладная записка, связанная с дисциплинарным взысканием, хранится в организации три года. Сроки могут меняться в зависимости от характера и тематики документа. Например, докладную, речь в которой идет о служебной проверке, нужно хранить пять лет. Документ, связанный с поощрением или награждением, не будут утилизировать в течение 50 лет [5].
«Руководитель организации может по усмотрению увеличить период хранения докладной и даже сделать его бессрочным, но не имеет права сделать срок меньше, чем в нормативном акте».
Как реагировать на докладную записку
Докладная записка на одного из сотрудников требует от работодателя конкретных действий.
«После получения докладной записки на сотрудника работодатель должен проверить все указанные в ней факты и обстоятельства. Для этого ему нужно изучить трудовой договор сотрудника, внутренние правила компании и другие документы, свидетельствующие о вине работника. Руководитель должен предпринять шаги по решению конфликтной ситуации в коллективе. Также ему нужно решить, какое наказание понесет сотрудник, на которого написана докладная. Игнорирование документа не приведет к решению проблемы и может усугубить ситуацию».
«Расскажу о действиях сотрудника, на которого написали докладную записку. Так как руководитель не может наказать работника без объяснительной, ему нужно постараться дать емкие и понятные разъяснения случившегося. Если сотрудник действительно нарушил трудовую дисциплину, он должен это признать и привести причины проступка. Если нарушение случилось по независящим от работника обстоятельствам, он может приложить к документу доказательства. Например, если человек не пришел на работу, потому что на улице ему стало плохо и его увезли на скорой, он должен предоставить справку от врача».
Ошибки при составлении докладной записки
Чаще всего ошибки допускаются в оформлении докладной записки.
- Неверное форматирование шапки документа. Первые строчки документа с указанием автора и адресата пишутся не по всей ширине листа, а с выравниванием по левому или правому краю.
- Наличие лишних слов в шапке. В начале документа не нужно добавлять формулировки «Кому:», «От кого:» и прочие.
- Отсутствие названия документа. После составления шапки по центру листа необходимо указать название документа: «Докладная записка».
- Неверное указание даты. Дата ставится в конце документа, перед фамилией и личной подписью. Если сотрудник пишет докладную на несколько дней позже описываемой в ней ситуации, он должен указать в конце дату написания документа. Число, когда произошла та или иная проблема, следует добавить в основной текст.
«Чтобы не допускать ошибок в составлении документов, можно проконсультироваться с юристом компании, если он есть, или со специалистами отдела кадров».
Главное о докладной записке
- Докладная записка — это служебный документ, адресованный руководителю, в котором излагаются факты, проблемы или предложения, касающиеся рабочего процесса.
- Докладные бывают внутренними и внешними, информационными и аналитическими, позитивными и негативными — выбор формы зависит от ситуации и цели сообщения.
- Цели составления докладной записки включают информирование, анализ, отчетность и предложения по улучшению рабочих процессов.
- Любой сотрудник имеет право составить докладную по личной инициативе или по поручению начальства — для фиксации фактов, инцидентов или проблем на рабочем месте.
- Структура докладной включает шапку с указанием адресата и автора, основную часть с фактами и предложениями, дату и подпись.
- Распространенные ошибки: некорректное форматирование, отсутствие названия документа, неправильная дата и лишние слова в начале.
- Срок хранения докладной зависит от содержания: от трех до 50 лет. Например, дисциплинарные — три года, а поощрительные — до 50 лет.
- Руководитель обязан реагировать на докладную, проверять изложенные факты и при необходимости применять дисциплинарные меры.
