МЧД: что это, как выглядит
. Для чего нужна машиночитаемая доверенность, как ее сделать
С 2024 года все компании и индивидуальные предприниматели (ИП), которые ведут электронный документооборот, обязаны использовать машиночитаемую доверенность (МЧД) для подтверждения полномочий представителей. Без нее сотрудник не сможет работать от лица компании: сдавать отчетность, подписывать счета и взаимодействовать с сервисами. РБК Life разбирает, как выглядит МЧД, как ее оформить и отозвать в 2025 году.
Что такое МЧД
Машиночитаемая доверенность (МЧД) — это электронная доверенность, которая подтверждает право сотрудника действовать от имени компании в электронных сервисах [1]. Она считывается автоматически системами Федеральной налоговой службы (ФНС), банками и операторам электронного документооборота (ЭДО).
С 1 сентября 2024 года электронные подписи, оформленные организацией для сотрудников, недействительны [2]. Из-за этого МЧД стала обязательной для всех компаний и ИП, где сотрудники участвуют в электронном документообороте. Вместе с личной квалифицированной электронной подписью (КЭП) она подтверждает право действовать от имени организации [3].
Доверенность формируется в учетной системе или через оператора ЭДО, подписывается КЭП руководителя и передается в ФНС. После регистрации сотрудник может использовать МЧД без бумажных подтверждений: система автоматически проверит полномочия и дает доступ документу.
Для чего нужна МЧД
- Бухгалтерам. Для сдачи отчетности в ФНС, Социальный фонд России (СФР) и другие госструктуры.
- Юристам компании. Для подачи заявлений и взаимодействия с налоговой, Росреестром, банками.
- Сотрудникам, работающим в ЭДО. Для подписания счетов, актов и накладных от имени организации.
Чем удобна МЧД
- Не нужна бумажная копия доверенности. В системах, подключенных к формату МЧД ФНС, доверенность проверяется автоматически.
- Исключает подделку. Доверенность подписывается КЭП и хранится в зашифрованном виде.
- Не зависит от личного кабинета или конкретной системы. МЧД можно использовать в разных сервисах, если они поддерживают интеграцию с системой ФНС или оператором ЭДО [4].
- Обновляется и отзывается онлайн. Если сотрудник, например, увольняется, достаточно отозвать МЧД в системе.
Форматы МЧД
ФНС утвердила несколько форматов МЧД, которые различаются по сфере применения. Каждый из них представляет собой XML-документ со строго заданной структурой.
На 2025 год действуют:
- Формат 003 (EMCHD_1) — универсальный, применяется для взаимодействия с ФНС, Росстатом, СФР, банками, контрагентами и в системах ЭДО. С марта 2025 года это единственный формат, который ФНС принимает к регистрации.
- Формат 5.03. Начал действовать с 10 января 2025 года и заменяет собой старые форматы электронных доверенностей 5.01 и 5.02. Доверенности, оформленные по формату 5.01, утратили силу. МЧД формата 5.02 можно направлять в ФНС, пока не истечет срок их действия.
МЧД подтверждает, что сотрудник может подписывать электронные документы от имени доверителя
Как работает МЧД
МЧД оформляется по установленным правилам и становится действительной только после регистрации в ФНС. Ниже — о том, как работает машиночитаемая доверенность, что она содержит и как проверяется.
Выдача доверенности
МЧД формируется в учетной системе организации: в бухгалтерской программе, системе документооборота или через ЭДО. Руководитель компании или уполномоченное лицо подписывает доверенность с помощью КЭП.
Далее доверенность отправляется оператором ЭДО или напрямую из учетной системы в ФНС. Документ проходит автоматическую проверку и регистрируется в реестре машиночитаемых доверенностей. Этот этап обязателен — только после регистрации МЧД считается действительной.
Что содержит МЧД
- Информация о доверителе. ИНН, КПП (для юрлица), ОГРН или ОГРНИП, полное наименование, а также сведения о лице, подписавшем доверенность (обычно это руководитель компании).
- Данные представителя. Физическое лицо, которому делегированы полномочия: СНИЛС, ИНН, паспортные данные и реквизиты его КЭП.
- Полномочия представителя. Что сотрудник может делать от лица компании. Например, подавать декларации, подписывать УПД, работать с личным кабинетом на сайте налоговой и так далее.
- Срок действия доверенности. Конкретные даты, срок может быть любым.
- Уникальный идентификатор доверенности. У каждой МЧД свой номер, который присваивается системой.
- Данные КЭП доверителя. Сведения о сертификате электронной подписи, с помощью которой руководитель подписал МЧД.
- Версия. Указывается технический формат, например, EMCHD_1 и версия схемы, по которой создан документ [5].
Полномочия МЧД
В доверенности обязательно указывают:
- конкретные виды действий. Например: подача налоговой отчетности, подписание счетов-фактур, участие в электронном документообороте, подача заявлений или получение сведений в ФНС, Росстате, СФР, на порталах госуслуг, в банках и других системах;
- сферы применения. Полномочия можно ограничить направлениями: работа только с налоговой, только в рамках ЭДО или только с конкретным оператором связи;
- типы документов для работы. Например, сотруднику разрешают подписывать только акты выполненных работ, счета, накладные, а подавать отчеты в налоговую нельзя.
Полномочия можно выбирать из справочника ФНС. Он встроен в формат МЧД и обновляется регулярно. В большинстве систем доступен в виде выпадающего списка или конструктора при создании МЧД. Также актуальный перечень можно найти в Единой системе нормативной справочной информации (ЕСНСИ) [6].
Проверка действительности МЧД
Проверка МЧД проходит по уникальному идентификатору доверенности (UID). Он формируется автоматически при регистрации в налоговой службе. UID указывается в самой доверенности и передается вместе с электронным документом, который подписывает сотрудник.
Проверить МЧД можно:
- через официальный реестр МЧД ФНС;
- через оператора ЭДО или в бухгалтерской системе, если она интегрирована с ФНС;
- с помощью API МЧД, если у организации своя IT-инфраструктура.
Если доверенность аннулирована, отозвана или просрочена, система автоматически не даст сотруднику доступ к нужному действию.
Как сделать МЧД
- Получите КЭП. Подпись для руководителя можно получить в аккредитованном удостоверяющем центре. Также понадобится КЭП сотрудника, если он будет подписывать документы от имени компании.
- Выберите способ формирования. МЧД оформляют через ЭДО, ФНС, «Госуслуги» или в учетную систему, которая поддерживает формат EMCHD. Например, 1С, Контур, СБИС.
- Заполните данные доверенности. Большинство систем подсказывают обязательные поля и не дают пропустить важную информацию. Учтите, что вносить изменения в уже готовую доверенность нельзя. Если потребуется добавить полномочия для сотрудника, придется оформлять новую МЧД. Сохраните уникальный номер МЧД (GUID). Он генерируется автоматически, указывается в верхнем поле, внутри файла и в его названии.
- Подпишите МЧД и отправьте в ФНС. Скачайте XML-файл. Его должен подписать руководитель. Процесс удаленный, достаточно поставить КЭП. Если вы используете оператора ЭДО, передача происходит через их сервис. В случае работы в собственной системе потребуется интеграция с API ФНС. Откройте сайт распределительного реестра ФНС России. Загрузите туда документ и файл подписи.
- Дождитесь подтверждения регистрации. После отправки ФНС проверит корректность документа и добавит его в реестр. Обычно это занимает не более нескольких минут.
Как получить МЧД на сайте ФНС
Рассмотрим подробнее получение МЧД с помощью специального сервиса ФНС.
- Перейдите в единое блокчейн-хранилище машиночитаемых доверенностей. В левой части экрана выберите «МЧД» -> «Создать доверенность».
- В форме три раздела — «Выбор типа», «Ввод сведений» и «Просмотр результата». Разделы можно заполнять только последовательно. В начале нужную версию доверенности — «Единая форма», «Передоверие» или «Электронная доверенность для налоговых органов». Нажмите «Ввод сведений».
- В разделе «Ввод сведений» пять пунктов. Их также можно заполнять только последовательно. Заполните сведения о доверенности. Уникальный номер МЧД появится автоматически. Введите внутренний номер доверенности. Дату выдачи и окончания действия МЧД. Нажмите «Готово».
- Заполните сведения о доверителе — статус, фамилию, имя, отчество, дату рождения, пол, СНИЛС, ИНН, ОГРНИП. Если неверно указать какие-либо данные (например, при ошибке в номере ИНН), система не пропустит дальше. Нажмите «Готово».
- Заполните сведения о представителе — фамилию, имя, отчество, дату рождения, пол, СНИЛС, ИНН, серию и номер документа, удостоверяющего личность. Нажмите «Готово».
- Внесите сведения о передаваемых полномочиях, например допускается ли оформление передоверия. Нажмите «Далее».
- Выберите, какие полномочия вы выдаете. Например, разрешение подписывать электронные документы. Для удобства пользуйтесь подсказками системы.
- Внесите ограничения в МЧД. То есть то, что однозначно нельзя делать представителю.
- По необходимости можете установить пароль к доступу к полным сведениям об МЧД. Нажмите «Готово».
- Внимательно проверьте данные доверителя и представителя, полномочия представителя, дату действия МЧД. Если все сведения верные, нажмите «Сформировать XML».
Пошаговая инструкция, как создать МЧД на сайте ФНС
Как отозвать МЧД
МЧД можно отозвать в любой момент в том же программном обеспечении, где ее оформляли. Для этого нужно:
-
выбрать нужную доверенность по уникальному идентификатору (UID);
-
указать причину отзыва, например увольнение сотрудника или изменение его полномочий;
-
подписать отзыв с помощью КЭП руководителя;
-
отправить запрос в ФНС;
-
МЧД отменяется на следующий день после размещения в реестре распоряжения.
После обработки запроса ФНС отмечает доверенность как недействительную в реестре. С этого момента сотрудник теряет доступ ко всем действиям, указанным в отозванной МЧД. Процедура работает одинаково для всех доверенностей, независимо от того, кто сотрудник.
Частые вопросы о МЧД
Какие есть типичные ошибки при оформлении МЧД?
Больше всего проблем может возникнуть из-за ошибок в указании СНИЛС, ИНН или реквизитах КЭП сотрудника. Если указать данные неверно, ФНС не внесет доверенность в реестр.
Более критично ошибиться в полномочиях для сотрудника, потому что их изменить нельзя, придется оформлять новую МЧД.
Каковы риски использования МЧД?
Если сотрудник уволился, а компания не отозвала МЧД, это может привести к проблемам из-за доступа к документам уже стороннего лица. В остальном использование МЧД для компаний с электронным документооборотом уже не вопрос выбора, а обязанность.
Как передоверить выдачу МЧД?
МЧД можно оформить не только от имени руководителя, но и от имени уполномоченного сотрудника, если на него есть действующая МЧД с правом выдачи новых доверенностей.
В первой МЧД укажите полномочие: «Выдача МЧД другим представителям». Уполномоченный сотрудник сможет создавать и регистрировать доверенности для других работников от имени организации. Все оформленные через него МЧД также должны подписываться КЭП и проходить регистрацию в ФНС.
Главное о МЧД
- МЧД — это электронная доверенность, которая подтверждает полномочия сотрудника представлять организацию в ЭДО, ФНС, СФР, банках и других онлайн-сервисах.
- Содержит сведения о доверителе и представителе, полномочиях, сроке действия, типах документов и уникальный идентификатор (UID).
- С сентября 2024 года МЧД обязательна для всех компаний и ИП, использующих электронный документооборот — без нее сотрудники не могут действовать от имени организации.
- МЧД оформляется в учетной системе или через оператора ЭДО, подписывается КЭП руководителя и регистрируется в реестре ФНС — только после этого становится действительной.
- Универсальный формат МЧД с 2025 года — EMCHD_1 (003), остальные форматы утратили силу или действуют ограниченно.
- Отозвать МЧД можно онлайн, указав причину и подписав распоряжение КЭП. Доверенность аннулируется на следующий день после регистрации отзыва.
