Что такое штатное расписание, как его составить и изменить
. Образец формы Т-3, порядок утверждения и сроки хранения
В штатное расписание включают только сотрудников, работающих по трудовому договору
Штатное расписание помогает руководителю предприятия грамотно выстроить рабочий процесс. Документ должен быть в любой компании: его отсутствие является нарушением российского законодательства. РБК Life рассказывает, что представляет собой штатное расписание, для чего оно нужно и как его составить.
Что такое штатное расписание
Штатное расписание — это документ, в котором отражен численный состав сотрудников компании. В нем указывают наименования должностей постоянных работников, количество вакансий, размер окладов и особенности оплаты, а также структуру предприятия [1].
Наличие штатного расписания обязательно для любой организации. Это закреплено в законодательстве. Согласно ст. 57 Трудового кодекса (ТК) России в трудовом договоре должна быть прописана трудовая функция сотрудника — работа по должности в компании в соответствии со специальностью и штатным расписанием [2].
Документ не стоит путать со штатной расстановкой — списком сотрудников, работающих в компании на должностях согласно штатному расписанию. Закон не требует обязательного составления такого перечня. Документ удобен для руководителя. Благодаря штатному расписанию можно проверить, кто и какие места занимает в организации, какие сотрудники требуются предприятию. Единой утвержденной формы у списка нет, поэтому каждая организация имеет право разработать структуру документа самостоятельно.
В штатное расписание включают только сотрудников, работающих по трудовому договору.
Штатное расписание для ИП с наемными работниками нужно, если они устроены по трудовым договорам. Если сотрудники работают по гражданско-правовому договору (ГПХ), штатное расписание не составляют.
Сам индивидуальный предприниматель не является наемным работником, поэтому он не включает себя в штатное расписание. Печать на документе необязательна. Расписание заверяют подписью уполномоченных лиц организации.
Для чего нужно штатное расписание
Штатное расписание выполняет ряд функций, необходимых для эффективного управления компанией:
- Фиксирует организационную структуру — перечень должностей, подразделений и их иерархию.
- Определяет фонд оплаты труда (ФОТ) — утверждает оклады, ставки и надбавки.
- Регламентирует кадровые изменения — добавление, сокращение или переименование должностей.
- Помогает спланировать бюджет — распределить денежные средства на зарплаты сотрудников.
- Позволяет контролировать штат — следить за количеством сотрудников на конкретных должностях и наличием вакантных мест.
- Оптимизирует рабочие процессы — способствует эффективному использованию трудовых и финансовых ресурсов.
Сам индивидуальный предприниматель не является наемным работником, поэтому он не включает себя в штатное расписание. Печать на документе необязательна. Расписание заверяют подписью уполномоченных лиц организации.
Как составить штатное расписание
Предприятие может разработать собственную структуру штатного расписания или воспользоваться унифицированной формой Т-3 [3]. Бланк утвержден Госкомстатом России 5 января 2004 года и носит рекомендательный характер.
Чтобы правильно заполнить форму Т-3 штатного расписания в 2025 году, нужно внести данные в каждую строку и десять столбцов таблицы:
- В верхней строке укажите название организации.
- Введите код по ОКПО (общероссийскому классификатору предприятий и организаций).
- Введите номер и дату составления документа.
- Пропишите период действия расписания.
- Укажите номер и дату подписания приказа, которым утверждено штатное расписание. Напишите число сотрудников компании.
- Заполните таблицу. В первый столбец внесите названия структурных подразделений: например, «администрация», «бухгалтерия», «отдел рекламы и внешних связей».
- Введите код подразделения.
- Укажите должность — специальность, разряд, квалификационную категорию сотрудников.
- Напишите число штатных единиц по каждой должности. Полная ставка приравнивается единице, полставки — к 0,5. Вносить в список работающих по договору ГПХ подрядчиков не нужно.
- Добавьте размер оклада — тарифную ставку за месяц.
- В столбцах с 6-го по 8-й пропишите размер надбавок — премий, доплат за стаж или сложные условия труда. Если сотрудники получают только оклад, заполнять эти графы таблицы не нужно.
- Укажите полную зарплату структурного подразделения. Для этого сложите оклад и все надбавки и умножьте на количество штатных единиц: (значения из столбцов 5 + 6 +7 + 8) × значение из столбца 4.
- Если нужно, добавьте примечания, например сведения об открытых вакансиях.
- В нижней строке таблицы подсчитайте итоговые данные для столбцов с 4-го по 10-й.
- Документ должны подписать руководитель кадровой службы и главный бухгалтер.
В качестве примера приведен образец штатного расписания в вымышленном рекламном агентстве «Амплитуда» со штатом в размере 12 человек. Помимо перечисленных сотрудников, в компании работают еще и дизайнеры, но они не включены в перечень, поскольку трудятся по гражданско-правовому договору.
Образец штатного расписания
Принцип составления штатного расписания во всех организациях одинаковый, однако в некоторых случаях могут быть нюансы.
В документе, составленном для медицинской организации, перечисляют штатные должности всего персонала — как врачебные, так и неврачебные позиции. При указании должности заведующего отделением прописывают специализацию самого врача. Например, «заведующий 2-м неврологическим отделением — врач-невролог». Число всех должностей в документе обязательно должно соответствовать цифрам по фонду заработной платы в смете. В частных медицинских учреждениях руководители самостоятельно определяют штатную численность сотрудников. Штатное расписание медицинской организации утверждает главный врач.
Кто утверждает и подписывает
Составлять штатное расписание может любой уполномоченный работник: бухгалтер, сотрудник отдела кадров, HR-специалист. Документ утверждают внутренним приказом. Он должен быть подписан директором или сотрудником, которому руководитель компании предоставил такое право.
Приказ может содержать информацию:
- о дате вступления расписания в силу;
- о том, что предыдущее расписание, если такое было, утрачивает силу;
- об ответственном за исполнение приказа.
В приведенном примере генеральный директор компании утверждает штатное расписание на 12 сотрудников и поручает главному бухгалтеру проследить за исполнением приказа.
Образец приказа о составлении штатного расписания
Сроки и периодичность
Периодичность составления штатного расписания не регламентируется законом. Организация устанавливает документ самостоятельно. Он действителен до тех пор, пока в него не внесены изменения.
Новое штатное расписание составляют, когда в структуре компании, оплате труда или в кадровом составе предприятия произошли существенные изменения: например, открыли новый отдел или закрыли несколько вакансий. Без надобности обновлять документ ежегодно не имеет смысла.
Периодичность штатного расписания не регламентируется законом. То есть формально его можно составить всего на месяц или хоть на пять лет. На практике документ обычно делают на один календарный год. Часто с началом очередного года в компании происходят структурные и кадровые изменения, и требуется новое штатное расписание.
Сроки хранения штатного расписания отличаются:
- по месту утверждения списка — постоянное хранение;
- на предприятиях, которые не служат источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, — до ликвидации компании;
- в остальных организациях — три года.
Проект штатного расписания хранится, пока есть такая необходимость [4].
Изменение штатного расписания
Если нововведения не носят массового характера, необязательно составлять новое штатное расписание: достаточно внести изменения в действующий документ. Это можно сделать при:
- сокращении вакансии;
- переименовании должности;
- появлении новой должности;
- упразднении подразделения компании;
- открытии нового отдела;
- росте или понижении уровня зарплаты.
Для внесения изменений в штатное расписание необходимо издать соответствующий приказ. Документ составляют в произвольной форме. В нем указывают наименование организации, название приказа и его номер, дату написания, обоснование для внесения изменений и дату начала их действия. Документ подписывают руководитель компании и другие уполномоченные лица — главный бухгалтер или начальник кадровой службы.
В образце приказа об изменениях в штатном расписании руководитель компании переименовывает должность менеджера по рекламе в менеджера по рекламе и внешним связям. За исполнением распоряжения он проследит лично.
Образец приказа о внесении изменений в штатное расписание
Уменьшить оклад сотрудника без веской причины нельзя. Обоснованием может стать изменение условий труда. Например, сотрудник вручную заворачивал конфеты в обертки на производстве. Теперь эту работу за него выполняет робот. Человеку остается собрать конфеты и сложить в коробку. У него стало меньше должностных обязанностей — меньше будет и оклад, если только работодатель и сотрудник не договорятся о новых обязанностях или о переходе на другую должность.
Для изменения оклада нужно издать приказ с требованием внести новые данные в штатное расписание и трудовой договор сотрудника или сотрудников. В приказе перечисляют работников, у которых будет уменьшен оклад, указывают обоснование для этого и дату вступления приказа в силу. На документе расписываются руководитель, бухгалтер и кадровик.
Выписка из штатного расписания
Выписка из штатного расписания — это краткие сведения из документа: должность сотрудника и размер его оклада и надбавок. Сотрудник может запросить документ, чтобы предоставить его в налоговую инспекцию, суд, банк, Социальный фонд России (СФР) и другие ведомства.
Чтобы получить выписку, работник должен написать заявление на имя руководителя компании, указав цель запроса. Иногда разным отделам организации — бухгалтерии или кадровой службе — также требуются сведения из штатного расписания. В таком случае они пишут аналогичное заявление. Работодатель обязан предоставить сотруднику выписку в течение трех рабочих дней [5].
Подготовкой документа занимается бухгалтер или работник отдела кадров. Выписку из штатного расписания составляют в произвольной форме. Иногда за основу берут таблицу из оригинального документа. Под основной частью выписки от руки делают отметку о верности данных с датой и подписью уполномоченного лица.
Ниже представлен образец выписки, выданной секретарю организации. Документ заверен генеральным директором. В конце выписки сотрудник подтверждает ознакомление с выпиской из расписания.
Образец выписки из штатного расписания
Главное о штатном расписании
- Штатное расписание — обязательный документ, фиксирующий структуру и ФОТ организации.
- Форма Т-3 является рекомендованной, но не строго обязательной для всех организаций.
- Документ утверждается приказом руководителя и хранится не менее трех лет.
- Включает только работников по трудовым договорам, не учитывает ГПХ и ИП.
- Основные функции — фиксация организационной структуры, планирование бюджета, контроль штатной численности и оптимизация рабочих процессов.
- Включает сведения о подразделениях, должностях, штатных единицах, окладах и надбавках.
- Документ утверждается приказом руководителя и подписывается ответственными лицами.
- Обновляется при существенных изменениях.
- Внесение изменений осуществляется приказом при сокращении, добавлении или изменении должностей и зарплат.
- Выписка из штатного расписания — краткая справка по должности и зарплате, запрашивается по необходимости и предоставляется в течение трех рабочих дней.
