Что такое служебная записка и как ее написать
. Правила оформления и образец
Служебная записка — это документ, который нужен для ведения внутренней переписки между сотрудниками компании
Согласно статье 21 Трудового кодекса (ТК) России, сотрудник любой компании имеет право на защиту своих прав и интересов на работе. Кроме того, он обязан сообщить руководителю о ситуации, которая представляет опасность для работников или имущества предприятия [1]. Проинформировать о сложившейся в организации обстановке можно при помощи служебной записки. РБК Life рассказывает, как ее правильно написать и оформить.
Что такое служебная записка
Служебная записка — это документ, который нужен для ведения внутренней переписки между сотрудниками компании [2]. Ее может составить любой работник организации. Правила написания документа не закреплены законом, поэтому форму каждое предприятие определяет самостоятельно.
Выделяют несколько разновидностей служебной записки. Среди основных:
- докладная — излагает проблему или описывает обстановку. В некоторых случаях содержит варианты решения спорной ситуации;
- пояснительная — включает дополнительные сведения по конкретному вопросу;
- объяснительная — содержит информацию об обстоятельствах и действиях, которые привели к происшествию или ошибке в рабочем процессе;
- материальная — служит подтверждением того, что работник организации получил определенные ценности. Также сотрудники используют этот вид служебной записки, чтобы запросить необходимые для трудовой деятельности ресурсы.
Сроки хранения служебной записки различны в зависимости от ее содержания. Например, докладные и объяснительные, в которых содержатся сведения о нарушениях трудовой дисциплины, хранятся три года. Пояснительные записки к отчетам о соблюдении кодексов профессиональной этики хранятся год [3]. По личной инициативе руководитель может увеличить нормативный срок вплоть до неограниченного, но уменьшить не имеет права.
Для чего нужна служебная записка
Сотрудники организации могут составить служебную записку, чтобы:
- запросить нужную для работы информацию;
- высказать предложения по оптимизации рабочего процесса;
- обмениваться данными между сотрудниками или отделами — в крупных предприятиях с многоступенчатой структурой;
- сообщить работодателю о возникшей проблеме или ситуации — например, ошибке или нарушении трудовой дисциплины;
- предложить идеи по решению конфликтной или трудной ситуации на работе;
- попросить принять меры по отношению к плохо работающим коллегам;
- ходатайствовать о поощрении лучших сотрудников;
- запросить необходимые для работы ресурсы.
Составить служебную записку может любой сотрудник компании
Чем служебная записка отличается от докладной
Докладная записка — это одна из разновидностей служебной. Ее пишут на имя работодателя, непосредственного руководителя или вышестоящего сотрудника. В докладной отчитываются о проделанной работе, сообщают о текущем положении рабочего процесса, делают выводы, оценивают эффективность труда или высказывают идеи по развитию ситуации. Сотрудник может составить документ по собственной инициативе или по поручению руководства.
Таким образом, любая докладная записка будет служебной, но не наоборот. Например, менеджер рекламного отдела не вышел на работу без предупреждения. Начальник подразделения может сообщить об этом вышестоящему руководству при помощи служебной записки — докладной. В ней он укажет дату происшествия и имя прогульщика, а также опишет ситуацию и расскажет о том, как она повлияла на рабочий процесс. Если руководитель примет меры, отсутствовавшему в офисе менеджеру также придется писать служебную записку — только уже не докладную, а объяснительную, в которой он изложит причины пропуска.
Как написать служебную записку
Для написания служебной записки не существует унифицированного бланка. Структура и оформление документа зависят от принятых в организации норм. Принцип составления служебных записок схож во всех компаниях.
- В правом верхнем углу листа формата А4 укажите получателя документа: это может быть как директор компании, так и рядовой сотрудник. Напишите должность адресата вместе с названием организации, его фамилию и инициалы.
- Ниже по центру укажите название документа. Это может быть общее наименование («Служебная записка») или уточненное («Докладная записка», «Объяснительная записка»).
- Емко и понятно изложите суть вопроса или сложившейся ситуации.
- Укажите свою должность в компании, напишите фамилию и инициалы, поставьте подпись.
- Напишите дату составления служебной записки.
Образец служебной записки
Содержимое служебной записки зависит от конкретного повода для ее составления. Приведем несколько примеров для разных случаев в вымышленной компании «Гипотенуза».
Служебная записка о премировании сотрудников
Заместитель руководителя или начальник отдела могут попросить директора организации премировать одного или нескольких сотрудников по результатам работы. В документе следует указать, когда и каких именно успехов добился работник. Например, сборщик циркулей компании «Гипотенуза» за месяц перевыполнил план в пять раз. Начальник отдела ходатайствовал о премировании сотрудника в размере половины оклада.
Образец служебной записки о премировании сотрудников
Служебная записка о повышении заработной платы
Повысить заработную плату сотруднику обычно просит его непосредственный руководитель. В служебной записке он должен обосновать рост оклада. В числе причин могут быть длительное отсутствие индексации зарплаты, безукоризненный труд, увеличение объема работы.
Образец служебной записки о повышении заработной платы
Служебная записка об отгуле
Понятия «отгул» в законодательстве нет, однако в Трудовом кодексе России прописана возможность сотрудника взять дополнительный выходной день. Работник по согласованию с руководителем может отдохнуть, если у него есть неизрасходованные дни ежегодного оплачиваемого отпуска. Кроме того, внеплановый выходной сотруднику могут предоставить, если он по просьбе руководства вышел на смену в нерабочий день: в таком случае дополнительный труд оплачивают не в двойном, а в одинарном размере [4]. Об отгуле можно попросить руководителя лично или через непосредственного начальника.
Образец служебной записки об отгуле
Служебная записка об отзыве из отпуска
Иногда ежегодный отпуск сотрудника может быть вынужденно прерван по разным причинам. Если процесс инициирует лично руководитель, он должен предварительно получить согласие самого работника, а потом издать соответствующий приказ. В некоторых случаях о возвращении отпускника на работу могут просить его коллеги — при помощи служебной записки с объяснением причины. Например, в компании «Гипотенуза» почти весь отдел ушел на больничный. Один из сотрудников ходатайствует об отзыве из отпуска другого сборщика.
Образец служебной записки об отзыве из отпуска
Служебная записка о выдаче материальных ценностей
Для рабочего процесса могут потребоваться материальные и имущественные ценности. В служебной записке сотрудник должен обосновать их выдачу и обозначить срок использования, если это возможно.
Образец служебной записки о выдаче ценностей
Частые вопросы
Каков порядок рассмотрения служебной записки
Порядок рассмотрения служебной записки зависит от принятых в компании норм. В некоторых организациях документ можно передать получателю напрямую. В других предприятиях служебную записку нужно отнести администратору, а уже он направит ее адресату. Если составитель документа в будущем намерен использовать его в суде, он должен написать бумагу в двух экземплярах, зарегистрировать у секретаря и оставить себе копию с пометкой.
Сроки рассмотрения служебной записки законом не установлены. На практике получатель реагирует в ближайшее время после прочтения.
Руководитель может ответить на служебную записку в письменной или устной форме, дать краткую резолюцию на том же листе или проигнорировать информацию. Ни одно из этих действий не будет нарушением трудового законодательства.
Как подать служебную записку в электронном виде
Обычно служебные записки составляют на бумаге, но в некоторых компаниях разрешено подавать их в электронном виде. Отправитель пишет документ от руки или набирает на компьютере и распечатывает, ставит подпись. Затем он должен сфотографировать служебную записку так, чтобы все содержимое листа попало в кадр и было читаемо. Составитель отправляет снимок напрямую получателю по электронной почте или в мессенджере.
Такой способ доставки служебной записки адресату самый быстрый, однако в суде цифровой документ могут не принять в качестве доказательства: каждый случай рассматривают индивидуально.
Иногда служебную записку можно подать в электронном виде даже через смартфон
Какие есть ошибки в оформлении служебной записки
Хотя правила составления служебной записки не закреплены действующим законодательством, при ее написании сотрудник должен придерживаться принятых в компании норм. Если в структуре и оформлении документа есть неточности, его могут не принять к рассмотрению.
В числе ошибок могут быть:
- отсутствие адресата. Некоторые сотрудники считают, что служебная записка по умолчанию направляется директору организации, поэтому получателя можно не указывать. Однако документ также может быть адресован начальнику отдела, непосредственному руководителю или даже рядовому сотруднику. Чтобы секретарь передал бумагу нужному получателю, необходимо указать его имя в служебной записке;
- некорректное название. Прежде чем составить документ, лучше уточнить у административного работника компании, какое наименование написать. В одних организациях принято указывать общее название — «Служебная записка», в других — конкретизировать, например «Объяснительная» или «Докладная»;
- чрезмерно длинное изложение сути. Проблему необходимо изложить четко и по делу, без лирических отступлений и эпитетов. Обычно получается рассказать о ситуации в нескольких предложениях;
- неверная дата. В конце документа должно стоять число, когда была составлена служебная записка. Иногда внизу листа сотрудники компании ставят не ее, а дату описываемого происшествия, которую обычно указывают при изложении сути проблемы.
Главное о служебной записке
- Служебная записка — внутренний документ для деловой переписки между сотрудниками компании. Его используют для информирования, запроса информации, обмена данными и сообщения о проблемах.
- Виды служебных записок включают докладные, пояснительные, объяснительные и материальные, каждая из которых служит для конкретных целей.
- Правила оформления служебной записки не закреплены законом и зависят от внутренних стандартов организации, но структура обычно включает адресата, название документа, основную часть с изложением ситуации, подпись и дату.
- Докладная записка предназначена для отчета о текущем положении дел или проблемах в работе и может содержать предложения по их решению.
- Электронные версии служебных записок возможны, но в суде их признание как доказательства зависит от конкретных обстоятельств.
- Основные ошибки при оформлении — отсутствие адресата, неправильное название документа, длинное изложение и неверная дата.
- Порядок рассмотрения зависит от внутренних процедур компании. Ответ может быть как устным, так и письменным или вовсе отсутствовать.
